Acum câteva săptămâni timp am făcut un survey în grupul nostru de Facebook, Viața de freelancer România. În el am întrebat comunitatea cu ce putem să ajutăm și ce informații vă mai putem oferi. Așa că iată, livrăm conform cerințelor, să trăiți. Dar doar după ce vă povestim puțin despre ce face un astfel de tool de time tracking și de ce este util.

Ce este un tool de time tracking și de ce ar trebui să folosim unul

Așa cum îi spune și numele vorbim despre orice tool, fie că este vorba despre calculator, mobil sau ambele, cu ajutorul căruia cineva își poate contoriza și urmări timpul pe care îl petrece pe implementarea diverselor task-uri sau proiecte. Scopul lui pentru un freelancer este unul dublu:

  • Pentru cei care lucrează bazat pe fee-uri orare (dacă nu știi încă exact cum de unde să începi cu definitul prețului orar pe care să îl practici, avem pregătit pentru tine un articol exact pe acest subiect și un calculator extrem de simplu: https://viatadefreelancer.ro/cum-calculezi-preturile-la-care-lucrezi/) un tool de time tracking este absolut vital. Practic dacă felul în care facturezi este pe sistemul ”Număr de ore lucrate per proiect / task X costul orar”, atunci un astfel de tool este absolut vital.
  • Dacă ești ca noi, puțin maniac cu disciplina și organizarea, un tool de time tracking este necesar pentru a vedea cum arată timpul pe care il petreci per client / proiect / task-uri. Astfel, dacă structura task-urilor îți permite să să scoți un timesheet suficient de bine structurat și detaliat, în câteva luni vei vedea mult mai bine ce clienți sunt profitabili, ce tipuri de proiecte îți aduc cel mai bun profit și care sunt task-urile care îți ocupă cel mai mult timp și au cel mai mic return. O completare perfectă a eforturilor de project management pe care le faci, astfel încât să descoperi, conform principiilor lui Pareto, care 80% dintre task-uri îți aduc doar 20% dintre beneficii.

Totul simplu până aici. Dar…

Nu uita să te abonezi la newsletterul Viața de freelancer și să intri în grupul nostru de Facebook.

Cum alegi tool-ul de time tracking potrivit nevoilor tale?

  1. Dacă facturezi bazat pe orele lucrate înmulțit cu costul orar, este indicat ca tool-ul să poată să exporte timesheet-urile cât mai curat și organizat pentru a le putea trimite rapid la client. Pentru extra profesionalism există unele tool-uri care te lasă să dai acces direct clientului în tool și acesta să vadă în timp real cum stau lucrurile.
  2. Ușurința cu care îl poți integra cu tool-ul de project management sau dacă are atașat deja un tool de PM, dar și opțiunile de integrare cu Zapier sau alte soluții de integrare.
  3. Ușurința de folosire, UX-ul și designul. Pentru că nimic nu e mai nasol decât momentul în când lucrezi și nu găsești ușor ce cauți sau produsul crash-uiește atunci când îți e lumea mai dragă.
  4. Integrarea între platforme, în special pentru cei care lucrează foarte mult și pe teren sau la distanță. Pentru noi este un mare deal breaker dacă tool-ul nu are variantă web și aplicație de mobil.
  5. Prețul. Pentru că în general ce este gratuit uneori nu este suficient de dezvoltat și ce este suficient de bun s-ar putea să coste destul de mult. Un mic secret: noi urmărim constant appsumo.com în căutarea unor deal-uri bune la tool-uri la început de drum. Și în ultimii ani am găsit destule oferte cool.

Și acum a venit marele moment…

Recomandările Viața de freelancer de tool-uri de time tracking

1. TOGGL – https://toggl.com/

Dacă ești în căutarea unui tool de time tracking, dar încă nu vrei să plătești pentru unul, Toggl este una dintre cele mai bune variante de start. Varianta gratuită este suficient de ofertantă astfel încât să îți faci treaba cât mai bine.

Preț:

  • Gratis până la 5 utilizatori
  • 9$ per user și 18$ dacă vrei varianta premium

Funcționalități:

  • În varianta gratis oferă time tracking, timeline, urmărire automată a timpului petrecut, detectarea automată a timpului în care nu lucrezi (o funcționalitate extrem de utilă – noi îl uitam la început destul de des pornit peste noapte), pomodoro, import și export și peste 100 de integrări.
  • În varianta premium se mai adaugă definirea costului orar pe diverse servicii, estimări de timp, task-uri, template-uri de proiecte și integrare cu calendarul.

Platforme pe care este disponibil?

Android, iOS, Linux, macOS, Windows, browser și extensie de Chrome.

Toggl se integrează cu peste 2000 de aplicații prin Zapier, printre care și Slack, Asana, Google Calendar, Google sheets, Trello, Todoist, Evernote, Jira, Gmail, Zoho și multe altele.

2. Harvest – https://www.getharvest.com/

Deși focusul celor de la Harvest este pe echipe, face o treaba fantastică și pentru soloprenori și freelanceri, în special dacă aceștia lucrează cu echipe compuse din alți freelanceri și colaboratori. 

Preț:

  • Gratis pentru un user și două proiecte
  • 12$ / utilizator / lună pentru mai multe proiecte și utilizatori

Funcționalități:

  • Toate conturile au funcționalitățile următoare: urmărirea timpului și a cheltuielilor, raportare foarte bine făcută, crearea de facturi și estimate de cost, alerte atunci când proiectul se apropie de cheltuirea bugetului alocat, verificarea și aprobarea timesheet-urilor, integrare cu peste 100 de aplicații.

Platforme pe care este disponibil?

Android, iOS, macOS, Windows, web, browser extension și alte câteva integrări native.

Harvest se integrează și el cu peste 2000 de aplicații prin Zapier, printre care și Slack, Asana, Google Calendar, Google sheets, Trello, Todoist, Evernote, Jira, Gmail, Zoho și multe altele.

3. Everhour – https://everhour.com/

Everhour este un tool simplu și ușor de folosit, perfect dacă nu ai nevoie de nimic pretențios și foarte încărcat, care să fie și doar online, fără să trebuiască să instalezi aplicații și software. Se integrează foarte ușor cu alte aplicații de project management (Asana, Basecamp, Bitbucket, GitHub, Teamwork Projects, Trello).

Preț:

Gratis pentru până la maximum 5 utilizatori

5$ per user pe lună pentru mai mult de 5 utilizatori.

Funcționalități:

Timesheet, bugetare, facturare și generare de rapoarte customizate.

Platforme pe care este disponibil?

Web app, extensie de browser și integrări cu tool-urile de project management

4. Timely – https://tmetric.com/

”Time Tracking App For Running Business With Clarity” – sau cu alte cuvinte un tool ușor de folosit și destul de ieftin, care are ca unic scop să ne ajute să înțelegem cum stăm cu business-ul și să ne facem treaba cât mai eficient. Partea cea mai interesantă este că îți arată vizual pe bază de grafice încărcarea.

Preț:

Gratuit pentru varianta de bază

5$ și 7$ pentru variantele premium

Funcționalități:

  • În varianta gratuită oferă time tracking, proiecte și clienți nelimitați, raportare și integrări.
  • Pentru variantele plătite se adaugă definirea ratelor orare, bugetare, facturare și acces dedicat pentru clienți.

Acestea 4 sunt tool-urile pe care noi le-am testat pentru Viața de freelancer și Milk & Cookies Studio. Credem că e important de menționat că link-urile din articolele noastre nu sunt link-uri de referal sau de tracking. Sunt doar sfaturi, idei și păreri fără niciun fel de implicare financiară din partea nimănui.

5. Clockify – https://clockify.me/

Este cel mai recomandat tool de time tracking într-o postare din grupul nostru de Facebook, din Iulie 2020 în care cineva cerea recomandări de tool-uri de time tracking a fost cea mai recomandată. Noi nu l-am testat și nu putem să garantăm pentru el, însă atunci când peste 50% dintre cei care au răspuns la acea postare îl recomandă, sigur este de pus pe listă și bun de testat.

Preț:

Gratuit, dar are și variantă plătită cu prețuri între 9.99$ și 29.99$.

Funcționalități:

În varianta gratuită ai tracking, utilizatori, proiecte și rapoarte nelimitate.

 

Ca recomandări, nouă ne-a plăcut cel mai mult Harvest pentru ușurința de folosire, preț și integrări. Pe locul doi, foarte aproape, vine Toggl, care este complex și face treabă foarte bună. Este doar pe locul doi pentru că uneori poate să devină puțin prea complex și greu de folosit. Asta nu înseamnă că celelalte trei nu sunt bune. La finalul zilei contează cum îl folosești, ce nevoi și așteptări ai și ce cauți la un astfel de tool. Recomandăm în continuare să testezi singuri și să alegi cea mai bună variantă pentru tine.

Noi am renunțat la a folosi un tool dedicat când am schimbat tool-ul pe care îl foloseam pentru Project Management și am trecut de la Teamwork la Productive.io, care are integrat direct în el time tracking-ul. Pentru că este mult mai ușor să avem totul într-un singur loc decât să avem tool-uri diferite pentru fiecare lucru pe care îl urmărim.

Ca mențiuni și recomandări venite tot de la comunitatea noastră din grupul de Facebook mai avem pe listă următoarele:

Cam astea ar fi recomandările noastre și ale comunității Viața de freelancer.

#MUCHLOVE everybody

Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud