Ce trebuie să conțină o factură

Descoperă ce trebuie să conțină o factură, prevederile legale și 5 recomandări de programe de facturare și avantajele acestora.

Indiferent de forma de organizare aleasă: PFA sau SRL, cel mai întâlnit act contabil pe care îl vei folosi în activitatea ta este factura. Facturarea este un domeniu mult mai complex decât pare, iar tu ca antreprenor sau freelancer la început de drum ai obligația să cunoști măcar prevederile legale de bază.

Ce este factura

Factura este un instrument care atestă o tranzacție comercială, fiind emisă de furnizorul de bunuri sau servicii către client și care creează în sarcina acestuia din urma obligația de plată aferentă achiziției. 

Baza legală

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, prevede la art. 6 alin. (1) că orice operaţiune economico-financiară realizată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. În același timp, conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz. Când vorbim despre livrări de bunuri și prestări de servicii pentru care locul livrării sau al prestării este România, facturarea se face în conformitate cu regulile din Codul fiscal. Dacă locul se consideră a fi altul, atunci facturarea se face conform regulilor statelor în care are loc livrarea sau prestarea.

Conform Codului fiscal, factura se emite în următoarele situații:

  • pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii;
  • pentru fiecare vânzare la distanță;
  • pentru livrările intracomunitare de bunuri sau servicii;
  • pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile de la primele două puncte.


Nu uita să te abonezi la newsletterul Viața de freelancer și să intri în grupul nostru de Facebook.


Elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină o factură

Conform art. 319 alin. (20) din Codul fiscal, factura conţine în mod obligatoriu următoarele informaţii:

  • numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
  • data emiterii facturii;
  • data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
  • denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală al persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile; 
  • denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
  • denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă; 
  • denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
  • baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
  • indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei.

În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz. Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în cazul în care conțin toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Trebuie semnate facturile?

Dacă facturile sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea unui soft de prelucrare automată a datelor, semnătura nu este obligatorie. În astfel de situaţii trebuie să stabilești prin proceduri proprii modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor respective.

Cum stabilești seria și numărul facturilor emise

Fiecare entitate va stabili în regim intern printr-o decizie o persoană care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente. În cazul freelancerilor și antreprenorilor la început de drum cel mai probabil că respectiva persoană vei fi chiar tu. Însă nu uita să emiți această decizie în fiecare an. La începutul fiecărui exerciţiu financiar vei face o decizie prin care vei preciza care este numărul și/sau seria de la care se emite primul document.

Păstrarea şi arhivarea documentelor financiar-contabile

Orice entitate are obligaţia păstrării registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare. Adică a tuturor actelor firmei. Păstrarea acestora se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, ești obligat să prezinți, la cererea acestora, documentele solicitate.

Cât păstrăm actele contabile

Termenul de păstrare al statelor de salarii este de 50 de ani. Cel al registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Ca excepţie, următoarele documente se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare. 

  • Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
  • Bon de predare, transfer, restituire
  • Bon de consum
  • Lista zilnică de alimente
  • Dispoziţie de livrare
  • Listă de inventariere
  • Chitanţă pentru operaţiuni în valută
  • Dispoziţie de plată/încasare către casierie
  • Borderou de achiziţie de la producători individuali
  • Ordin de deplasare (delegaţie), inclusiv cele în străinătate (transporturi internaţionale)
  • Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe), inclusiv  cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)
  • Decizie de imputare
  • Angajament de plată

Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

Programe de facturare

Din fericire trăim în era digitalizării și nu mai e nevoie să scriem facturile într-un facturier tipizat sau să le facem manual într-un excel unde să le pierdem ordinea sau să greșim numărul. Acum avem sute de opțiuni de programe de facturare care să ne simplifice și să ne automatizeze munca. Pentru a face cea mai bună alegere va trebui să iei în calcul mai multe aspecte precum: condițiile de utilizare, opțiunile pe care ți le pune la dispoziție, confidențialitatea datelor, o interfață ușor de folosit și costurile aferente.


Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud


5 programe de facturare și avantajele acestora

SmartBill

Noi folosim SmartBill de peste 2 ani, timp în care am avut doar cuvinte de laudă la adresa lui. SmartBill este un soft românesc care și-a propus să le facă mai ușoară viața antreprenorilor. Cu SmartBill rezolvi tot ce ține de facturi și încasări: emitere, tipărire, livrare la client și contabil, încasare. În plus, ai acces oricând și de oriunde la documente.

Înserierea se face automat, datele clienților se preiau de pe net, la fel și cursul valutar. În plus, primești avertizari dacă ești pe cale să faci ceva greșit. SmartBill memorează tot (clienți, produse, sume, mențiuni etc) și autocompletează ulterior când e nevoie. Emiți o factură în aproximativ 30 de secunde. Poți chiar seta facturi recurente, care se emit și se trimit automat pe mail. Și nu în ultimul rând, datele tale sunt în siguranță. SmartBill e gazduit pe infrastructură Amazon care e considerată cea mai sigură din lume. Pachetul de bază pleacă de la 3,90 €/lună + TVA.

CIEL

CIEL este o aplicație gratuită de facturare, ușor de utilizat și fără costuri pentru freelanceri și micii antreprenori care vor să factureze rapid, de oriunde. CIEL răspunde în felul acesta nevoilor antreprenorilor aflați la început de drum, când fiecare investiție este atent gestionată. Prin urmare, banii nu mai reprezintă un impediment în a folosi o aplicație software de facturare la cele mai înalte standarde. Fiind un program de facturare online, poți accesa contul de oriunde ai fi. În plus, oricând ai nevoie, intri în program de pe telefon sau tabletă să vezi rapoarte sau încasările în timp real.

FGO

FGO include sincronizarea automată a datelor cu programul de contabilitate SAGA Software. Deci, dacă contabilul tău folosește SAGA, îi dai acces în FGO și vă sincronizați datele în același loc. În FGO vezi cu ușurință cât ai facturat, cât ai de încasat, care sunt facturile încasate sau cu scadenţa depășită. După emitere, poți trimite factura pe mailul clientului. Facturile emise automat se trimit direct pe mail. FGO are și un pachet gratuit dacă optezi pentru un singur utilizator și maxim 2 dispozitive.

2invoice

2invoice este un program de facturare online gratuit. Aplicația este disponibilă oricând și de oriunde pentru toți utilizatorii adăugați de tine. Poți urmări rapoarte detaliate despre vânzările și cheltuielile firmei tale. Poți emite facturi în valută sau în două monede, ca de exemplu: lei și euro. De asemenea, poți emite facturi într-o limbă străină sau facturi bilingve. Aplicația creează, în fiecare zi, copii de siguranță pentru toate documentele tale. Pachetul gratuit include 1 utilizator și 10 documente/lună.

Facturis

Facturis are peste 10 ani de experiență în programe de facturare și peste 10 mii de clienți la activ. Facturile se pot personaliza în doar câteva click-uri, tocmai ca să reflecte identitatea brandului tău. Interfața user-friendly te ajută să emiți facturi la orice oră, dar și să le accesezi rapid în cazul în care trebuie să verifici ceva urgent. Facturis nu oferă un plan gratuit însă prețurile încep de la 15 lei/lună. În plus, Facturis te ajută să rămâi la curent cu noua legislație și actualizează în permanență softul.