Ai găsit un client (sau te-a găsit el pe tine), ai definit obiectul colaborării, ai semnat contractul, ai încasat avansul, ai livrat proiectul, ai încasat restul banilor, end of story. Acesta este un exemplu clasic de colaborare punctuală. Adică de proiect freelance.

În continuare, scenariul poate evolua în mai multe direcții. Clientul te va recomanda mai departe ca un bun specialist, ceea ce-ți poate aduce noi clienți și colaborări. Sau poate reveni când mai are nevoie de serviciile tale pentru o altă colaborare punctuală sau chiar pentru o colaborare pe termen lung. Ambele scenarii au un grad mare de incertitudine. Și se pot întâmpla, sau nu, cu o probabilitate care poate fi calculată matematic.

Colaborările punctuale (proiectele) necesită o investiție considerabilă de timp, energie și resurse. Căutarea activă de clienți în cazul colaborărilor punctuale este un proces continuu în care majoritatea resurselor tale se vor duce către vânzare, negociere și muncă administrativă de semnat contracte, emis facturi, urmărit plăți și project management. În plus, o colaborare punctuală nu-ți oferă timpul necesar pentru a construi o relație solidă cu respectivul client. Nu-ți lasă prea mult spațiu pentru libertate creativă, pentru eficientizarea proceselor de lucru și pentru cunoașterea îndeaproape a business-ului clientului.

La polul opus, avem colaborările pe termen lung. Aici putem aduce valoare constant în business-ul clientului. Putem construi o relație de încredere de ambele părți. Și ne putem poziționa ca un partener de încredere, nu doar ca un furnizor de servicii.

Ce înseamnă mai exact o colaborare punctuală (un proiect)

O colaborare punctuală, sau un proiect, este un demers specific cu un scop bine definit, prevăzut pentru a fi realizat într-o perioadă determinată, în limitele resurselor alocate şi cu un buget predefinit. Cotația de preț este făcută pentru un livrabil concret, iar toate solicitările extra vor fi bugetate suplimentar.

Acest model de colaborare apare atunci când clientul are o nevoie specifică și un obiectiv pe termen scurt sau mediu. Proiectele te pot scoate din zona de confort. Te pot provoca să cauți noi idei și soluții și pot fi o bună oportunitate să pui bazele unei colaborări pe termen lung cu respectivul client. Focusul unui proiect este “aici și acum”. Iar această abordare, de cele mai multe ori, omite the big picture a business-ului sau a contextului pe termen lung.

Ce presupun colaborările pe termen lung

Un retainer client, sau varianta autohtonă a termenului, care nu are o traducere exactă, este acea colaborare pe un termen lung, de obicei minim 9-12 luni, în care clientul plătește în fiecare lună un fee pentru un set de servicii bine definite și agreate de ambele părți sau ore de muncă lunare. Acest tip de colaborări au rezultate bune. Și funcționează cel mai productiv cu clienții care au obiective bine definite pe termen lung. Acești clienți înțeleg și apreciază rolul tău de partener care aduce valoare business-ului și-l ajută să crească și să se dezvolte. Colaborările pe termen lung sunt o oportunitate foarte bună atât pentru client, cât și pentru freelancer, de a dezvolta un parteneriat benefic în care ambele părți cresc și se dezvoltă într-un mod sustenabil împreună.

Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud

Beneficiile unei colaborări pe termen lung

Pentru freelanceri

• Ai timp să construiești o relație de încredere cu clientul și să-i înțelegi mai bine business-ul.
• Scade presiunea de a vinde oferindu-ți posibilitatea să te concentrezi pe calitate, nu pe cantitate.
• Poți să-ți faci o planificare financiară anuală și o estimare a încasărilor și a surselor de venit.
• Poți face o estimare cât mai apropiată de realitate a volumului de muncă și a încărcării tale zilnice.
• Faci upselling mult mai ușor bazându-te pe o relație solidă deja existentă.

Pentru clienți

• O colaborare cu un specialist care îi cunoaște îndeaproape business-ul și procesele de lucru îi va economisi timp și resursă umană.
• Clientul știe că are un partener de încredere cu care poate trece prin foc și apă. Asta îi oferă mai mult timp pentru a se concentra pe alte zone ale business-ului.
• O colaborare pe termen lung este mai avantajoasă financiar decât dacă același volum de muncă ar fi realizat prin colaborări punctuale. Cotația pentru o colaborare pe termen lung vine la pachet cu o serie de beneficii financiare și reduceri substanțiale, datorită volumului constant de muncă pe o perioadă mai lungă de timp.
• O colaborare pe termen lung presupune o optimizare constantă și o îmbunătățire a proceselor de lucru care pot aduce beneficii la nivel de echipe pe termen lung.

Un beneficiu bonus, atât pentru tine, cât și pentru client, este reprezentat de volumul mai mic de taskuri administrative. E o singură factură lunară, cu preț fix, cu anexe și procese verbale standardizate și o plată care poate fi automatizată recurent. 

Reversul medaliei

Volumul de muncă fluctuant.

Chiar dacă ai o estimare lunară și o planificare a taskurilor, periodic pot apărea diverse nevoi sau idei noi care să te solicite suplimentar. Pentru astfel de momente ar fi bine să te pregătești încă de la începutul colaborării. Și să agreezi cu clientul prețurile pentru serviciile sau orele suplimentare, ca să nu trebuiască să pierzi timp negociind de fiecare dată când ai un overhead într-o lună sau când clientului i-a venit o idee nouă peste noapte.

Pe de altă parte, poți să ai luni în care volumul de muncă să fie unul mai mic decât cel agreat și să nu se întâmple toate taskurile planificate în contract. Iar ca să te poți bucura că ai o lună mai liberă, discută și această situație de la începutul colaborării. Nu pleca de la premisa că se subînțelege o rezolvare. Pentru că fiecare va înțelege propriul scenariu și sigur ele nu sunt din același film. O negociere corectă de la bun început îți va salva o mulțime de timp, nervi și energie în colaborarea viitoare. Și nu uita să notezi toate astea într-un contract. Contractul îl semnezi în vremuri de pace ca să te ajute în vremuri de război.

Fee-ul orar este unul mai mic într-o colaborare pe termen lung.

Colaborarea pe termen lung vine la pachet cu o serie de activități pe care le vei cota cu un discount. Este o practică uzuală, datorită caracterului permanent și repetitiv al taskurilor. Practic îi vinzi un abonament pentru volumul total de muncă. Și știm cu toții că abonamentele sunt prin definiție mai avantajoase ca preț.

Transparența.

Stabilește încă de la început care sunt metodele prin care îi vei comunica și arăta clientului statusul și rezultatele. Vine un moment în orice relație când una dintre părți începe să creadă că nu primește suficientă atenție și că ceva nu merge bine. Asigură-te că ai toate datele pentru a putea argumenta și explica orice pas al colaborării. Și pentru a putea să arăți valoarea pe care o aduci lună de lună.

De cele mai multe ori, colaborările pe termen lung au un volum mare de muncă. Și necesită destul de multe resurse din partea ta. Mare atenție la procentul pe care îl reprezintă un astfel de client din business-ul tău. Nu-ți pune toate ouăle în același coș. Dacă ai un singur client long term care reprezintă 80% din business-ul tău, regândește strategia și diversifică-ți portofoliul de clienți. Altfel ești într-o zonă destul de riscantă. Dacă ai doar colaborări punctuale, vei fi mereu într-o zonă de incertitudine atât financiară, cât și a întregului business.

În loc de încheiere.

În business nu există formule magice. Însă din experiența noastră de până acum, am ajuns la concluzia că un raport de 60% colaborări pe termen lung și 40% colaborări punctuale aduce atât stabilitate financiară și timp pentru dezvoltare, cât și doza atât de necesară de noutate și creativitate pentru boostul de motivație zilnică.

Nu uita să te abonezi la newsletterul Viața de freelancer