Într-un material anterior povesteam că, pentru a putea începe să emiți facturi pentru clienții tăi ai nevoie de firmă. Atunci vorbeam despre cea mai bună variantă de entitate legală pe care ai putea să o alegi, în funcție de ceea ce faci, și, de ce nu, de cheltuielile pe care ești dispus să le ai. Acest material explică modul în care poți să deschizi firma.

Să începem

Ok, te-ai decis între PFA sau SRL. Primul pas, după ce iei această decizie, este să rezervi denumirea firmei. Poți verifica disponibilitatea numelui pe care îl dorești la Registrul Comerțului corespunzător sediului social al firmei. De exemplu, dacă ești din Capitală, faci acest lucru la Registrul Comerțului București. Tot acolo faci și rezervarea numelui firmei. Înființarea, adică deschiderea firmei, se va face la Registrul Comerțului de care aparții.

Potrivit avocatului Ruxandra Vișoiu, partener în cadrul firmei de avocatură R&R Partners Bucharest, rezervarea online se poate face doar cu ajutorul unui consultant specializat sau avocat. Este cea mai bună soluție ca să eviți cozile lungi de așteptare la Registru, ca să nu mai spunem de un posibil un posibil refuz al dosarului de înființare. Poți să verifici și să rezervi denumirea fie cu dosar fizic, la Registrul Comerțului, fie online aici.

Ce ar fi bine să reții: numele pe care îl alegi pentru firma ta ar trebui să fie cât mai specific pentru a nu exista confuzii între tine și alte firme de pe piață. În plus, te asiguri că Registrul Comerțului nu-ți va respinge cererea de rezervare pentru că numele tău seamănă prea tare cu cel al unei firme deja existente. Se întâmplă mai des decât ai crede.

Un alt sfat al Ruxandrei: denumirea societății nu trebuie să coincidă neapărat cu numele comercial ori sigla firmei. Dar este preferabil ca acestea să fie cât mai similare posibil. Pentru că denumirea oficială va fi menționată obligatoriu pe toate facturile și în toate contractele încheiate de societate.

Ai terminat cu asta? Pregătește un dosar cu actele necesare. ca să deschizi firma Le poți vedea aici, pe site-ul ONRC.

Înființare SRL

Înființarea unui SRL se poate realiza în cel mult 3 zile lucrătoare. Legea care reglementează actele şi paşii necesari pentru înfiinţarea SRL este Legea societăţilor nr. 31/1990 –  cu modificări (Legea nr. 163/2018). Capitalul minim necesar pentru înfiinţarea unui SRL este de 200 de lei.

Pe scurt, iată care sunt principalele documente de care vei avea nevoie în dosar ca să deschizi firma, a.k.a să înființezi un SRL:

• Rezervarea denumirii firmei;
• Act constitutiv (autentificat de avocat);
• Cazierul fiscal al fiecăruia dintre asociați și/sau administratori;
• Contractul de sediu social, de închiriere sau subînchiriere, de asociere în participațiune, contract de leasing imobiliar, contract de comodat, de uz, uzufruct;
• Declaraţia-tip pe propria răspundere semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
  • persoana juridică nu desfăşoară la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani,
  • persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip;

• Copie Carte de Identitate ( C.I.) sau Pașaport ale asociaților și/sau administratorilor;
• Specimen de semnătură al administratorului/administratorilor firmei;
• Declarații pe proprie răspundere ale asociatului/asociaților sau administratorului/administratorilor că pot îndeplini calitatea respectivă, obligatoriu autentificate;
• Împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original);
• Dovadă depunerii capitalului social, chitanță sau extras de cont, la banca aleasă de către asociații firmei.

Poți vedea lista completă a actelor, pașii și procedura completă, precum și formularele necesare sau modele ale acestora pe site-ul ONRC. Dacă simți că te depășesc toate informațiile acestea, nu-ți face griji. Poți apela la ajutor să îți deschizi firma.

Detalii despre cele mai importante documente pe care e nevoie să le ai la dosar

Actul constitutiv al unei firme:

• Este necesar la înființarea unui SRL sau a unei SA (dacă înființați un PFA, o cerere emisă de Registrul Comerțului este suficientă).
• Este cel mai important document ce trebuie pregătit când se înființează firma
• Trebuie redactat în fața unui notar public.
• Ce trebuie să conțină:
  • informații despre asociații firmei, printre care informații legate de naționalitatea și domiciliul acestora;
  • informații despre obiectele de activitate ale firmei, atât cele principale, cât și cele secundare;
  • numele firmei (care a fost rezervat înainte) și adresa care reprezintă sediul social al firmei;
  • informații legate de capitalul social vărsat al firmei, precum și contribuția fiecărui asociat;
  • informații despre administratorul sau administratorii viitoarei firme;
  • și informații legate de alte sedii sociale, a duratei și dizolvării firmei (acolo unde este cazul).

Nu uita să te abonezi la newsletter-ul Viața de freelancer

Documente ce țin de sediul social al firmei:

• O firmă românească are nevoie de un sediu social în orașul în care se înregistrează (pentru a primi documente oficiale, de exemplu).
• Pentru a avea această adresă oficială, sediul social trebuie dovedit la înscrierea firmei la Registrul Comerțului.
• Înscrierea la RECOM se face prin unul dintre aceste documente:
  • contract de închiriere;
  • contract de comodat;
  • sau contract de vânzare-cumpărare;
  • sau contract de leasing imobiliar;
  • certificat de moștenitor, în cazul imobilelor moștenite
• trebuie să reții faptul că, încă de la finalul anului trecut Camera Deputaților a adoptat propunerea de lege 440/2017 care modifică legea societăților comerciale, iar una dintre prevederi este că nu mai ai nevoie de acordul vecinilor pentru un sediu social fără activitate comercială. Asta este relevant dacă faceți sediul social la bloc. Un alt lucru important care se schimbă prin această lege este limitarea de a avea o singură firmă în care să fiți acționari unici.

Codul CAEN

Alături de denumirea firmei și sediul social, codul CAEN definește identitatea firmei. Acest cod are rolul de a defini activitățile economice care vor fi desfășurate de firmă și se referă la cele principale sau secundare. O firmă are un singur cod CAEN principal și mai multe secundare. Nu există restricții de număr dacă ai SRL, poți avea cel mult 5 coduri CAEN secundare dacă ai PFA. Pe scurt, atunci când deschizi firma trebuie să spui cu ce se va ocupa ea.

Poți să adăugi sau să modifici codurile CAEN prin actualizarea actului constitutiv. Poți vedea lista codurilor CAEN aici.

Înființare PFA

Din datele de pe site-ul Registrului Comerțului, numărul obiectelor de activitate potrivit Nomenclatorului CAEN, precum şi numărul angajaţilor pe care îi poate avea o persoană fizică autorizată (PFA) sau o întreprindere individuală (II) s-a limitat începând cu data de 16.01.2017. Potrivit Legii nr. 182/2016 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului 44/2008 privind desfăşurarea activităţilor economice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale şi întreprinderile familiale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I în data de 19.10.2016), se modifică modul de înregistrare şi de funcţionare a persoanelor fizice autorizate (PFA), întreprinderilor individuale (II) şi întreprinderilor familiale (IF).

Principalele modificări vizează numărul maxim de angajaţi şi numărul activităţilor pe care PFA/II le pot avea în obiectul de activitate. Astfel, art. 16 alin. (1) prevede că “PFA poate avea în obiectul de activitate cel mult 5 clase de activităţi prevăzute de codul CAEN”, în timp ce art. 24 alin. (1) stipulează că “întreprinderea individuală poate avea în obiectul de activitate cel mult 10 clase de activităţi prevăzute de codul CAEN”.

În ceea ce priveşte numărul de angajaţi, art. 17 alin. (1) prevede că “PFA poate desfăşura activităţile pentru care este autorizată singură sau împreună cu cel mult 3 persoane angajate de aceasta, în calitate de angajator cu contract individual de muncă încheiat şi înregistrat în condiţiile legii”.

Actele necesare înființării unui PFA:

1. Cererea de înregistrare, original – formular
2. Anexa 1 privind înregistrarea fiscală – formular;
3. Declaraţia-tip pe propria răspundere care să ateste că nu desfăşoară activitate la sediul profesional, sedii secundare sau în afara acestora (model 1) sau care să ateste  îndeplinirea condiţiilor legale de funcţionare prevăzute de legislaţia specială din domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii (model 2);
4. Cartea de identitate sau paşaportull titularului PFA (fotocopie certificată olograf de către titular privind conformitatea cu originalul);
5. Declarație pe propia răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale pentru desfășurarea activităților ca persoană fizică autorizată (formă olografă, original) – detalii
6. Înscrisul care atestă dreptul de folosință asupra sediului profesional/punctului de lucru – orice act juridic care conferă dreptul de folosință și/sau atestă afectațiunea specială a spațiului, în fotocopie certificată olograf de către titular privind conformitatea cu originalul;
7. Specimenul de semnătură al persoanei fizice autorizate (original) – detalii;

 Poți vedea lista completă aici.

Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud

Eliberarea actelor firmei

Odată depuse actele la Registrul Comerțului, urmează să ți se elibereze actele firmei, acestea fiind:

• certificatul de înregistrare;
• certificatul constatator (este precizat codul CAEN confirmat de tine).

Înregistrare fiscală la ANAF

După procedura de înființare a firmei la Registrul Comerțului urmează înregistrarea fiscală care are loc la ANAF. În termen de 30 de zile, va fi nevoie să te prezinți și să declari existența firmei, iar pentru asta vei completa și depune Declarația 010.

Iar odată ce ai realizat aceste lucruri, practic ai reușit să deschizi firma. Dar dacă nu ai deja, acum este momentul să alegi un contabil autorizat. Mai ales dacă ai SRL. În cazul PFA-urilor, poți să-ți ții și tu o contabilitate simplă.

“Deși teoretic acesta este ultimul pas în înființarea firmei, este preferabil să discuți cu contabil bun potrivit chiar înainte de înființarea propriu, deoarece există o serie de formalități care trebuie îndeplinite la ANAF după înființare, iar contabilul te va ghida în acest sens. Este preferabil să nu îți alegi un contabil în grabă, pe ultima sută de metri. Și este foarte important pentru succesul și siguranța afacerii tale să ai un contabil profesionist și de încredere.”

este părerea Ruxandrei Vișoiu.