Contabilitatea este un subiect complex și pe alocuri greu de înțeles pentru orice antreprenor sau freelancer. În articolul de mai jos ne-am propus să deslușim misterele unei balanțe contabile. Odată înțelese câteva aspecte cheie, îți va fi mult mai ușor să iei decizii strategice care să te ajute să-ți crești business-ul și să te aducă mai aproape de visul tău. Hai să începem cu balanța contabilă.

Ce este balanța contabilă

Conform Ordonanței 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, balanța contabilă este definită ca fiind documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situațiile financiare anuale și raportările contabile stabilite potrivit legii. Pe scurt, balanța contabilă lunară reflectă toată munca ta.

Tipuri de balanță contabilă

În contabilitate există două tipuri de balanțe:

  • balanța sintetică este documentul în care sunt prezentate conturile fără a fi detaliată componența lor;
  • balanța analitică este cea care prezintă toate detaliile despre conturi.

De exemplu, într-o balanță sintetică poți vedea suma globală pe care trebuie să o plătești, iar balanța analitică îți arată în detaliu toți creditorii și cu cât trebuie să-i plătești pe fiecare.

Nu uita să te abonezi la newsletterul Viața de freelancer și să intri în grupul nostru de Facebook.

Clasele de conturi din balanța contabilă

În balanța contabilă sunt evidențiate șapte clase de conturi, grupate astfel datorită caracteristicilor lor comune.

Clasa 1 din balanța contabilă

Clasa 1 conține capitalul social, rezervele, rezultatul reportat, profitul sau pierderea și creditele contractate. Aici verificăm dacă firma înregistrează profit sau pierderi. Dacă contul 121 are sume înregistrate pe debit, SRL-ul este în pierdere. Sumele înregistrate pe credit în contul 121 îți arată că firma înregistrează profit.

Clasa 2 din balanța contabilă

Clasa 2 reprezintă imobilizările societății și stadiul lor de amortizare. În cazul în care firma a achiziționat imobilizări, acestea se vor regăsi în sumele trecute la rulaje perioadă – debit. Amortizarea dintr-o perioadă de timp se regăsește la conturile ce încep cu 28 în coloana de rulaje perioadă – debit. Dacă totalul sumelor din coloana sold final pentru această clasă la debit și la credit este identic, înseamnă că imobilizările au fost amortizate integral.

Clasa 3 din balanța contabilă

Clasa 3 cuprinde conturile de materii prime, materiale, mărfuri, producția și obiectele de inventar cumpărate sau produse de societate. Sumele înregistrate în coloanele de debit din această clasă reprezintă achizițiile, iar cele din coloanele de credit arată vânzarea acestor materii/materiale/produse. Sumele din soldul final debitor arată că la finalul perioadei există în cadrul societății materii/materiale/mărfuri.

Clasa 4 din balanța contabilă

Clasa 4 centralizează conturile pentru clienți, furnizori, obligații la bugetul de stat – impozite, contribuții la asigurări sociale și de sănătate și alte contribuții, TVA, salarii, avansuri facturate și împrumuturile primite de către societate de la diverși creditori. Dacă ești plătitor de TVA, vei regăsi înregistrări în conturile 4423, 4424, 4426, 4427 și 4428. TVA-ul de plată aferent unei perioade îl găsești în contul 4423 la soldul creditor. TVA-ul de recuperat aferent unei perioade se găsește la sold final debitor în contul 4424.

Pe scurt, soldurile finale creditoare din clasa a 4-a reprezintă datoriile societății, iar soldurile finale debitoare reprezintă o creanță, adică un drept ce i se cuvine societății. Soldul negativ al unui cont de clienți înseamnă încasări mai mari decat valoarea facturilor emise. Pe când un sold negativ într-un cont de furnizori înseamnă o plată mai mare decât era necesară.

Clasa 5 din balanța contabilă

Clasa 5 reprezintă conturile de casierie, de bancă și conturile care arată transferurile între acestea. Toți banii disponibili ai societății se regăsesc la soldurile debitoare la casa în lei și conturile bancare din clasa 5. Încasările din această perioadă reprezintă rulajele debitoare. Plățile efectuate se regăsesc la rulajele creditoare. Soldul final al rulajelor dintre casă și bancă trebuie să fie zero.

Clasa 6 din balanța contabilă

Clasa 6 este clasa conturilor de cheltuieli. Toate cheltuielile realizate pentru desfășurarea activității se vor regăsi aici. Aceste conturi nu pot avea un sold final la finalul perioadei. În rulajele debitoare vei găsi toate cheltuielile efectuate în această perioadă.

Clasa 7 din balanța contabilă

Clasa 7 este clasa conturilor de venituri. Veniturile realizate în această perioadă se regăsesc în rulajele creditoare. La fel ca la clasa 6, conturile de venituri nu pot avea sold final la finalul perioadei. 

Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud

5 aspecte pe care trebuie să le urmărească orice antreprenor

Pentru o bună funcționare a firmei tale trebuie să ai în vedere și să înțelegi câteva aspecte esențiale.

1. Capitalul propriu – activul net al societății 

Capitalul propriu este unul dintre cei mai analizați indicatori financiari de către terțe persoane (bănci, investitori, Administrația Financiară, etc) pentru a stabili “sănătatea” societății. Valoarea capitalurilor proprii este unul dintre indicatorii care arată ca o companie este solidă și are perspective de creștere. Capitalul şi rezervele (capitalurile proprii) reprezintă dreptul asociaților asupra bunurilor unei societăți, după deducerea tuturor datoriilor.

Capitalurile proprii cuprind: 

  • capitalul social;
  • primele de capital;
  • rezervele;
  • rezultatul reportat;
  • rezultatul exercițiului financiar – profitul/pierderea curentă;

În balanța contabilă a societății suma capitalurilor proprii se regăsește în conturile contabile care încep cu cifra 1.  

De ce este important

În situația în care timp de 2 ani capitalul propriu este mai mic decât jumătate din capitalul social orice persoană poate solicita dizolvarea societății. De exemplu: capitalul social este de 200 de lei și pierderea companiei este de 500 de lei. De aici rezultă un capital propriu de minus 300 lei. În acest caz, un furnizor poate solicita dizolvarea societății. Pentru a evita aceasta acțiune fii cu ochii pe capitalul propriu și menține-l pozitiv. 

Bonificații

Începând cu anul 2021 Guvernul abordează subiectul capitalurilor proprii îmbrăcând acest indicator sub formă unei măsuri fiscale. Astfel, se încearcă stimularea de către stat a creșterii capitalului românesc și a competitivității operatorilor economici pe o perioadă de 5 ani, respectiv 2021-2025. Motivul pentru care se încurajează creșterea capitalului este pentru a menține banii în companie și a încuraja investiții în echipamente sau servicii. În plus se urmărește evitarea ridicării excesive de dividende în scopuri personale.

Bonificațiile acordate din impozitul de plată – impozit pe profit, impozit pe venitul microîntreprinderilor sau impozit specific – poate varia de la 2% la 10% în funcție de evoluția capitalurilor în această perioadă de 5 ani. 

2. Corectitudinea soldurilor de furnizori și clienți din balanța contabilă

Este recomandat ca lunar, sau trimestrial, să îți stabilești o întâlnire cu contabilul în care să verifici lista detaliată de clienți neîncasați și furnizori neachitați. Iată un exemplu ipotetic de ce s-ar putea întâmpla dacă nu ai o astfel de intalnire. O factură de client a fost anulată și această informație nu a fost transmisă contabilului. La prima vedere vei spune că asta nu poate influența activitatea companiei. Dar, impactul acestei omisiuni poate genera o serie de consecințe:

  • depășirea unui plafon stabilit de lege pentru a deveni plătitor de TVA;
  • plata unor sume de bani mai mari către stat;
  • un cash-flow negativ, și implicit, incapacitatea de plată.

Este o verificare utilă prin care te vei asigura că s-au înregistrat în contabilitate toate facturile de client, respectiv furnizor. De asemenea, anual, la întocmirea dosarului de inventariere a societății este obligatorie obținerea confirmărilor de sold de la clienți. Această confirmare de sold reprezintă justificarea în fața unei instanțe în situația în care clientul refuză să  plătească facturile restante. 

3. Indicatorii financiari

Indicatorii financiari oferă informații valoroase despre situația companiei în baza cărora se pot lua decizii referitoare la direcția companiei în următorii ani. Acești indicatori ar trebui să te ajute pe tine și alte terțe persoane să analizeze situația curentă a companiei, performanța și problemele acesteia. Banca poate fi una din aceste terțe persoane interesate de acești indicatori. În baza acestor valori, spre exemplu, banca poate lua decizia acordării sau prelungirii unei linii de credit. Același principiu se aplică și în situația în care vei căuta la un moment dat un investitor.

Cei mai utilizați și relevanți indicatori financiari
  • Lichiditatea curentă. Aceasta măsoară capacitatea de a plăti datoriile pe termen scurt utilizând activele pe termen scurt – creanțele și conturile bancare din bilanț. În cazul unei companii care are suficiente resurse pentru a se finanța, valoarea indicatorului este de 1.2. Dacă acest indicator are valoare negativă trebuie să-ți pui un semn de întrebare dacă pe termen mediu sau lung compania nu va ajunge la insolvență.
  • Fondul de rulment reflectă gradul de lichiditate al societății, respectiv gradul de onorare a datoriilor curente de plată.

4. Analiza veniturilor și cheltuielilor

Este recomandat să faci trimestrial, sau chiar lunar, o analiză detaliată a componenței veniturilor și cheltuielilor. În plus, analizează toți indicatorii care se pot calcula pe baza lor. Diferența între venituri și cheltuieli este reflectată în contul de profit sau pierdere al companiei. Unul dintre cei mai relevanți indicatori în acest caz este marja de profit. Aceasta te ajută să identifici câți bani ai făcut pentru companie. Marja de profit  = (cifra de afaceri – costul bunurilor/serviciilor vândute)/cifra de afaceri.

5. Întocmirea manualului de politici și proceduri contabile

Manualul de politici și proceduri contabile prezintă principiile, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de o societate în vederea desfășurării activității. Este recomandat să fie întocmit de o persoană specializată, contabil sau consultant, cu participarea și inputul companiei pentru a viza nevoile specifice profilului acesteia.

De ce este necesar?

Manualul de politici contabile stabilește condițiile în care se desfășoară anumite tranzacții cu impact în contabilitatea societății și a căror informație contabilă va sta la baza deciziilor luate de managementul societății. Vei alege proceduri de bună practică care vor verifica sau ține sub control compania din punct de vedere financiar. Acesta trebuie să fie disponibil la cererea autorităților fiscale și lipsa lui se sancționează cu amendă de până la 4.000 lei.

Verificarea balanței contabile

Urmărirea unei serii de indicatori din balanța contabilă îți poate dezvălui anumite erori care să indice nereguli de contabilitate. 

La ce să fii atent

  • În balanța contabilă sunt înregistrate obligatoriu toate clasele de conturi;
  • Totalurile generale din fiecare coloană au debitul egal cu creditul. Dacă ele sunt diferite ai ceea ce se numește „balanță șchioapă”;
  • Conturile de venituri din clasa 7 și cele de cheltuieli din clasa 6 nu au niciodată solduri finale;
  • Soldul final al contului 121 trebuie este egal cu diferența dintre totalul sumelor din clasa 7 și totalul sumelor din clasa 6;
  • Soldul contului 5121 trebuie să fie identic cu soldul de pe extrasul de cont;
  • Soldurile conturilor în valută trebuie actualizate la sfârșit de lună conform cursului valutar BNR din ultima zi a lunii;
  • Cifrele din balanța sintetică trebuie să corespundă cu cele din balanța analitică;
  • Dacă firma a înregistrat profit, acesta figurează la contul 121 – rezerve legale.

Acest articol a fost scris în colaborare cu Alina Radu, expert contabil și fondator Financess – ajutorul tău de încredere în contabilitate și consultanță fiscală. Alina poate fi contactată la [email protected] și 0749.097.969.