fbpx

Freelancerul si intalnirile care puteau sa fie un mail

Inca o intalnire care putea sa fie un mail. A doua, a treia, pe ziua de azi. Cine mai tine scorul? Probabil freelancerul pe care timpul il costa bani.

Stiu. Comunicarea este importanta. Sa ne vedem la fata e adesea important, mai ales in momentele cheie ale unui proiect. Insa din pacate multe dintre intalniri se sfarsesc cu mai multe intrebari. Si se adauga putina frustrare pentru timpul pierdut si mai multe taskuri care trebuiesc facute, de aceasta data in mai putin timp, in aceeasi zi. Pentru ca tocmai ai pierdut o ora si jumatate in trafic, o ora si jumatate in intalnire. Din totalul de 10-12 ore pe care oricum le muncesti in fiecare zi, s-a dus o treime.

Iti suna cunoscut? Probabil ca da.

Iata ce solutii am tot strans de-alungul timpului, din diverse discutii cu comunitatea de freelance si antreprenoriat din Romania, dar si de pe afara. 

1. Nicio intalnire fara agenda si topicuri clare de discutie

E poate cel mai important lucru la care trebuie sa fim atenti. Se intampla ceva minunat in momentul in care rogi (si prin a ruga, vreau sa spun „insisti”) ca toate partile implicate in intalnire sa trimita agenda de discutii inainte. Asta ii obliga cumva sa se gandeasca la scopul discutiei, cat timp dureaza si care sunt prioritatile si lucrurile importante de discutat.

O alta regula pe care am testat-o cu succes in ultimul timp este sa nu se discute altceva ce nu a fost agreat in prealabil pe agenda.

Pentru extra eficienta poti sa incerci si sa stabilesti inainte de intalniri si un interval necesar discutiei si sa te tii de el. Daca stii ca este un subiect usor de rezolvat, poti sa ii aloci doar 5-10 minute. Daca stii ca ai de luat feedback pe o propunere, deci automat va fi necesar sa existe si intrebari – raspunsuri – clarificari, va trebui sa rezervi mai mult timp. Da, din pacate asta e ceva de care trebuie sa se ingrijeasca freelancerul. Pana la urma e in interesul lui.

2. Foloseste solutii de videoconferinta 

Incearca pe cat de mult posibil sa muti intalnirile fata in fata spre o solutie de video conferinta. Skype, Appear.in, Hangouts, FreeBridge, SendHub sau orice alta solutie. In primul rand, asa cum probabil ca te-ai prins deja, vei castiga foarte mult timp si energie. Pentru ca nu va mai trebui sa te bati cu traficul, mijloacele de transport in comun sau taxiurile si nici nu vei mai pierde timp pe drum. Cu oricat de multe lucruri interesante ai umple timpul ala (sa asculti podcasturi, sa citesti sau chiar sa meditezi), tot este un timp mort in care nu poti sa fii productiv. Freelancerul si timpul pierdut nu fac echipa buna pe plan financiar.

Cel mai probabil vei observa si ca genul acesta de intalniri au si tendinta de a dura mai putin. Dispare mult din „weather talk”, timpii morti si conversatii inutile. Toata lumea are tendinta de a se concentra mai mult si sa fie mai atenta la ce se discuta. Nu inteleg inca exact mecanismul din spate, ci e o concluzie bazata pe observatie.

Nu uita sa intri in grupul nostru de Facebook: Viata de freelancer – fckdotwork. Postam constant informatii utile, inspiratie si metode de a-ti maximiza sansele de reusita in munca independenta pe care o faci.

3. Nu iti pune reminder cu 30 de minute inainte de meeting

Am observat ca atunci cand imi pun reminder cu 30 de minute inainte de meeting, nu mai faci nimic in bucata aia de timp. 

Incepi sa te gandesti la ce se va discuta sau nu te apuci de alt task „Pentru ca oricum nu am timp sa il termin”. Deci timp mort, neproductiv.

Am trei tipuri de remindere pe care mi le pun:

– Cu timpul estimat pe care o sa il fac pe drum + 5 minute. In clipa in care vine reminderul, ma opresc din ce fac, ma ridic de la birou si ma pun la drum.

– Cu 5 minute inainte de intalnire daca este la birou sau este meeting online.

– In cazul in care am ceva de pregatit special pentru intalnire (in plus fata de livrabilele pe care oricum trebuia sa le dau), imi pun reminder cu timpul estimat in care rezolv ce am de pregatit. 

In stilul acesta am observat ca ma defocusez mai putin si pot sa fiu productiv mai mult timp. Iar pentru mine asta e foarte important. Pentru ca asta inseamna ca termin task-urile zilnice mai repede, deci automat am mai mult timp pentru mine si hobby-urile mele.

 4. Incepe la timp, indiferent de cine intarzie

Cunosc oameni care intarzie special la intalniri, ca sa aiba un motiv sa faca small talk si sa se planga de traficul nasol si sa destinda atmosfera. Bleah. Cunosc oameni care intarzie la intalniri din cauze de bad time management. Freelancerul nu isi permite asta. Nu doar din cauza de timp pierdut. E vorba si de imagine si reputatie aici. Intarzierea spune ca omul respectiv nu e reliable.

Nimic nu e mai nasol decat oamenii care intarzie la intalniri. Si asta in principiu din doua motive. Unul emotional si unul puternic rational:

1. EMOTIONAL: Ma enerveaza. Nu imi place sa pierd timpul si mi se pare lipsa de respect din partea celui / celor care intarzie. Cred ca avem o responsabilitate mare de a respecta timpul celorlalti, chiar daca pare ca timpul personal este mai important decat timpul celorlalti. 

2. RATIONAL: Timpul din timpul programului de lucru = bani. In special in industriile creative, care se bazeaza pe fee-uri orare, atunci cand intarzii la intalniri, toti cei care te asteapta pierd bani. Calculul este simplu: Daca intarzii un sfert de ora la o intalnire in care mai sunt inca 5 oameni, la o medie de 60 de Euro pe ora, pentru doar 15 minute se pierd in total 75 de Euro. Multiplicat la 1 intalnire pe zi X 20 de zile lucratoare, vorbim de 1500 de Euro pe luna. Oare freelancerul isi permite asta? Nu prea.

E normal ca din cand in cand sa apara situatii neprevazute care sa duca la intarzieri. Dar for fuck’s sake. Traficul nasol in Bucuresti nu mai e o situatie neprevazuta. Ca ai plecat tarziu de la birou pentru ca te-ai mai luat cu ceva sau ai mai dat un mail nu e situatie neprevazuta. Ca ai intarziat cu intalnirea de dinainte, nici aia nu mai e situatie neprevazuta. 

Citeste si articolul despre ce intrebari ai putea primi de la client si cum sa raspunzi la ele.

5. Fii prezent in intalnire

Attention span-ul, in special pentru noi de prin industriile creative, si mai ales daca suntem nativi digitali, e micut. Mic mic mic. Dar e important sa fii acolo. Atent, empatic si prezent. Freelancerul care nu e atent, nu reuseste sa fie eficient. 😉

Asta iti va economisi mult timp ulterior. Vei retine toate informatiile de care ai nevoie, clientul va simti ca esti prezent si vei pune o caramida importanta la relatia cu el. Si vei putea raspunde prompt si la obiect atunci cand iti pune o intrebare.

De principiu la orice intalnire incerc sa ma port asa cum as vrea sa se poarte altii la intalnirile cu mine.

Tu ce tehnici ne poti recomanda pentru meetinguri mai eficiente si mai bune?