Comunicarea este importantă. Să ne vedem la față e adesea important. Mai ales în momentele cheie ale unui proiect. Însă din păcate multe dintre întâlnirile clasice se sfârșesc cu mai multe întrebări. Și se adaugă puțină frustrare pentru timpul pierdut și mai multe task-uri care trebuie făcute. De această data în mai puțin timp, în aceeași zi. Pentru că tocmai ai pierdut o oră și jumătate în trafic, o oră și jumătate în întâlnire. Din totalul de 10-12 ore pe care oricum le muncești în fiecare zi, s-a dus o treime.

Îți sună cunoscut? Probabil că da.

Iată ce soluții am tot strâns de-a lungul timpului, din diverse discuții cu comunitatea de freelance și antreprenoriat din România, dar și de pe afară.

1. Gata cu întâlnirele fără agendă și subiecte clare de discuție

E poate cel mai important lucru la care trebuie să fim atenți. Se întâmplă ceva minunat în momentul în care rogi (și prin a ruga, vreau să spun “insiști”) ca toate părțile implicate în întâlnire să trimită agenda de discuții înainte. Asta îi obligă să se gândească la scopul discuției. La cât timp va dura și care sunt prioritățile și lucrurile importante de discutat.

O altă regulă pe care am testat-o cu succes în ultimul timp este să nu se discute altceva ce nu a fost agreat în prealabil pe agenda de la fiecare dintre întâlnirile noastre.

Pentru extra eficiență poți să încerci și să stabilești înainte de întâlniri și un interval necesar discuției și să te ții de el. Dacă știi că este un subiect ușor de rezolvat, poți să îi aloci doar 5-10 minute. Dacă știi că ai de luat feedback pe o propunere, deci automat va fi necesar să existe și întrebări-răspunsuri-clarificări, va trebui să rezervi mai mult timp. Da, din păcate asta e ceva de care trebuie să se îngrijească freelancerul. Până la urmă e în interesul lui.

2. Folosește soluții de videoconferință pentru întâlnirile tale

Încearcă pe cât de mult posibil să muți întâlnirile față în față spre o soluție de video conferință. Skype, Zoom, Appear.in, Hangouts, FreeBridge, SendHub sau orice altă soluție. În primul rând, așa cum probabil te-ai prins deja, vei câștiga foarte mult timp și energie. Pentru că nu va mai trebui să te bați cu traficul. Gata cu mijloacele de transport în comun sau taxiurile. Și nici nu vei mai pierde timp pe drum. Cu oricât de multe lucruri interesante ai umple timpul ăla (să asculți podcasturi, să citești sau chiar să meditezi), tot este un timp mort în care nu poți să fii productiv. Freelancerul și timpul pierdut nu fac echipă bună pe plan financiar.

Cel mai probabil vei observa și că întâlnirile de genul acesta au și tendința de a dura mai puțin. Dispare mult din “weather talk”, timpii morți și conversații inutile. Toată lumea are tendința de a se concentra mai mult și să fie mai atentă la ce se discută. Nu înțeleg încă exact mecanismul din spate, ci e o concluzie bazată pe observație.

3. Nu îți pune reminder cu 30 de minute înainte de meeting

Am observat că atunci când îmi pun reminder cu 30 de minute înainte de întâlnirile pe care le am, nu mai faci nimic în timpul ăla. E valabil și la tine, cel mai probabil. Începi să te gândești la ce se va discută sau nu te apuci de alt task “Pentru că oricum nu am timp să îl termin”. Deci timp mort, neproductiv.

Am trei tipuri de remindere pe care mi le pun înainte de întâlnirile mele:

  • Cu timpul estimat pe care o să îl fac pe drum + 5 minute. În clipa în care vine reminderul, mă opresc din ce fac, mă ridic de la birou și mă pun la drum.
  • Cu 5 minute înainte de întâlnire dacă este la birou sau este meeting online.
  • În cazul în care am ceva de pregătit special pentru întâlnire (în plus față de livrabilele pe care oricum trebuia să le dau), îmi pun reminder cu timpul estimat în care rezolv ce am de pregătit.

În stilul acesta am observat că mă defocusez mai puțin și pot să fiu productiv mai mult timp. Iar pentru mine asta e foarte important. Pentru că asta înseamnă că termin task-urile zilnice mai repede, deci automat am mai mult timp pentru mine și hobby-urile mele.

 4. Începe la timp, indiferent de cine întârzie

Cunosc oameni care întârzie special la întâlniri, că să aibă un motiv să facă small talk și să se plângă de traficul nasol și să destindă atmosferă. Bleah. Cunosc oameni care întârzie la întâlniri din cauze de bad time management. Freelancerul nu își permite asta. Nu doar din cauza de timp pierdut. E vorba și de imagine și reputație aici. Întârzierea spune că omul respectiv nu e reliable.

Nimic nu e mai nasol decât oamenii care întârzie la întâlniri. Și asta în principiu din două motive. Unul emoțional și unul puternic rațional:

1. EMOȚIONAL:

Mă enervează. Nu îmi place să pierd timpul și mi se pare lipsă de respect din partea celui / celor care întârzie. Cred că avem o responsabilitate mare de a respectă timpul celorlalți, chiar dacă pare că timpul personal este mai important decât timpul celorlalți.

2. RAȚIONAL:

Timpul din timpul programului de lucru = bani. În special în industriile creative, care se bazează pe fee-uri orare, atunci când întârzii la întâlniri, toți cei care te așteaptă pierd bani. Calculul este simplu: Dacă întârzii un sfert de oră la o întâlnire în care mai sunt încă 5 oameni, la o medie de 60 de Euro pe oră, pentru doar 15 minute se pierd în total 75 de Euro. Multiplicat la 1 întâlnire pe zi X 20 de zile lucrătoare, vorbim de 1500 de Euro pe lună. Oare freelancerul își permite asta? Nu prea.

E normal că din când în când să apăra situații neprevăzute care să ducă la întârzieri. Dar for fuck’s sake. Traficul nasol în București nu mai e o situație neprevăzuta. Că ai plecat târziu de la birou pentru că te-ai mai luat cu ceva sau ai mai dat un mail nu e situație neprevăzută. Că ai întârziat cu întâlnirea de dinainte, nici aia nu mai e situație neprevăzută.

Citeste și articolul despre ce întrebări ai putea primi de la client și cum să răspunzi la ele.

5. Fii prezent în întâlnirile la care apari

Attention span-ul, în special pentru noi de prin industriile creative, și mai ales dacă suntem nativi digitali, e micuț. Mic mic mic. Dar e important să fii acolo. Atent, empatic și prezent. Freelancerul care nu e atent, nu reușește să fie eficient. 😉

Asta îți va economisi mult timp ulterior. Vei reține toate informațiile de care ai nevoie, clientul va simți că ești prezent și vei pune o cărămidă importantă la relația cu el. Și vei putea răspunde prompt și la obiect atunci când îți pune o întrebare.

De principiu la oricare dintre întâlnirile pe care le am încerc să mă port așa cum aș vrea să se poarte alții cu mine.

Tu ce tehnici ne poți recomanda pentru întâlnirile mai eficiente și mai bune? Spune-ne într-o postare în grupul de Facebook.