fbpx

Învățături din freelance despre lucratul de acasă

Un scurt ghid despre cum să fiți eficienți și să păstrați calitatea muncii odată cu lucratul de acasă.

Trăim niște vremuri cu care nu suntem obișnuiți. Viețile noastre au fost în mare parte comode și bolile au fost ținute destul de bine sub control în istoria recentă. Dar începutul de an ne-a ținut pe mulți în expectativa “oare ajunge și la noi?”. Ei bine, a ajuns. Și acum că a ajuns ce se întâmplă? 

Nu putem să vă spunem noi ce urmează să se întâmple. Și nici nu putem să vă dăm sfaturi pe subiectul “sănătate” din simplul motiv că nu suntem experți. Noi suntem experți în comunicare digitală, în freelancing și în disciplină. Sunt singurele subiecte unde avem un cuvânt pertinent de spus. Și asta este ceva ce ar trebui să luăm cu toții în calcul înainte de a ne da cu părerea pe subiectul Covid-19 sau pe o potențială criză. Pe scurt, dacă nu suntem experți pe subiect, mai bine ne abținem de la a formula teorii și puncte de vedere.

Urmează bine sau urmează rău pentru freelanceri?

Urmează o perioadă care se poate dovedi dificilă. Și în această perioadă, noi ca freelanceri, avem datoria și obligația să facem cam ce am făcut și până acum: să lucrăm de acasă. 

La nivel de business, s-ar putea să nu se schimbe mare lucru pentru freelanceri. Clienții remote fac în continuare proiecte, comunicarea nu se oprește. Ce s-ar putea să vedem interesant în viitor va fi o creștere a numărului celor care aleg să-și facă un business de freelance.

Platformele dedicate freelancerilor par să meargă bine. Unii spun că nu au văzut vreo diferență. Unii raportează creșteri în numărul de cereri din partea clienților. Probabil dacă se va simți vreo schimbare, va fi peste ceva timp.

Mai multe pe subiect puteți citi aici: https://www.forbes.com/sites/jonyounger/2020/03/09/how-is-coronavirus-impacting-freelancers-and-gigsters/#13cbd1774cd5

Scopul acestui articol nu este să vă dea sfaturi despre cum să supraviețuiți unei carantine. Sunteți cu toții adulți. Știți ce nevoie aveți și sunteți perfect capabili să aveți grijă de voi. Acest articole este despre echilibru și eficiență în viața noastră de freelancer și în business-ul de freelance. 

Cum mutați colaborările exclusiv online prin software și tool-uri

Un business de freelance se bazează foarte mult pe tool-urile digitale. Mai ales că, până de curând, mulți freelanceri au combinat lucrul cu călătoriile. Fie ele și doar prin țară. Însă, în viitorul apropiat, atât freelancerii, cât și clienții și agențiile cu care colaborează, vor fi nevoiți să oprească orice interacțiune fizică. Iar asta va duce la provocări legat de tehnologie și de alegerea tool-urilor potrivite. 

Am decis să venim în întâmpinarea acestei nevoie. Am pregătit aici o listă cu tool-uri utile pentru voi, cei care deja lucrațo de acasă sau pentru cei care urmează să o facă. Tot ce trebuie să faceți este să le testați și saă le alegeți pe cele care vă plac cel mai mult. Nu vă lăsați compleștiți de opțiunile multiple. Sigur veți găsi ceva potrivit pentru voi. 

Tool-uri de project management sau lucru colaborativ:


Slack 

Deși nu este un tool de project management, este un tool minunat pentru discuții, sharing de documente, updates pe proiecte și multe altele etc. Practic poate înlocui mailul și whatsapp-ul fără probleme. Citește mai mult aici: https://slack.com/intl/en-ro/

Trello

Este un program perfect pentru gestionarea colaborativă a proiectelor. Disponibil aici: https://trello.com/

Asana

Oferă un control bun asupra workflow-ului și organizării acestuia. Asana este o alegere populară printre cei care lucrează colaborativ. Disponibil aici: https://asana.com/

KanbanTool 

Are un suport vizual puternic și o interfață minunată care seamănă cu o tablă pe care pur și simplu lipești bilețele cu proiectele, task-urile, responsabilii, termenele limită și multe altele. Funcționează pe principiile metodologiei Kanban despre care puteți să citiți mai multe aici: https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-kanban/ Kanban Tool se poate accesa aici: https://kanbantool.com/

Hypersay

Este o platformă pentru prezentări interactive live. Este perfectă pentru cei care simt că ppt-ul nu mai este de ajuns. Se poate accesa aici: https://hypersay.com/ 

Productive. io 

Este un tool pe care noi îl folosim cu succes de mai bine de jumătate de an. Este perefect pentru projecte management și budget management, dar nu are variantă gratuită. Cu toate astea, dacă sunteți freelanceri sau plănuiți să deveniți, puteți să-l încercați o perioadă gratuit aici: https://www.productive.io/

Altele: Basecamp, Monday, Notion, Box

Tool-uri pentru internet calls și video calls:

Google Hangouts 

Ne place sau nu, sistemul Google este cel mai bine integrat și cel mai adoptat pe planetă. Deci cel mai probabil oamenii cu care trebuie să discuți au un Gmail. Și dacă au Gmail, pot accesa Google Hangouts. Varianta gratuită de Google Hangouts permite 10 participanți la o întâlnire online, iar întâlnirea nu are limită de durată. Ar trebui să fie suficient pentru echipele mici sau pentru freelanceri. Se poate accesa aici: https://hangouts.google.com/

Zoom 

Zoom este preferatul nostru. Are conectivitate bună și stabilă și a început să fie un tool destul de popular. Oferă un număr nelimitat de meetings, puteți avea până la 100 de participanți la un meeting online, dar durata maximă este de 40 de minute. Noi vedem asta ca pe un avantaj. Meeting-urile mai lungi de 40 de minute lasă de dorit la capitolul eficiență. Se poate accesa sau descărca de aici: https://zoom.us/

Skype for Business Basic 

Este tot un tool cu variantă gratuită. Este fratele lui Skype pe care l-am folosit cu toții la un moment dat. Skype for Business Basic permite până la 250 de participanți la un meeting online, dar trebuie să iei în calcul faptul că fiecare participant trebuie să aibă cont de Skype sau Microsoft. Se găsește aici: https://www.skype.com/en/get-skype/

Cisco WebEx Personal 

Este un alt tool util și gratuit pentru call-uri audio și video pe internet. Call-urile nu au limită de timp și pot participa până la 100 de oameni la ele. Se poate găsi aici: https://www.webex.com/pricing/index.html

Altele: Freeconference, Facetime

Tool-uri pentru webinarii și evenimente online

Industria de evenimente este cea mai afectată de Covid-19. Sute de concerte, conferințe și evenimente sportive naționale și internaționale au fost anulate sau amânate. Dar asta nu înseamnă că evenimentele trebuie să se oprească de tot. Există o listă întreagă de tool-uri care pot fi folosite.

Hop In– un tool creat pentru conferințe și alte evenimente. Are o “scenă” pentru speaker-ul principal, sesiuni mai restrânse și opțiuni de networking 1 la 1.

AirMeet– Poate găzdui până la un milion de participanți live. Acești participanți pot să și interacționeze între ei.

Run The World– este o platformă care se poate folosi gratuit de către organizatori, dar cere ca participanții să plătească un bilet de minimum $1 minimum.

TEEOH– este o platformă perfectă pentru meetups virtuale, grupuri de lucru, workshop-uri și ofera și posibilitatea de a vinde bilete.

Shindig – Poate fi folosit pentru a ține conferințe video, seminarii, interviuri sau evenimente media. Poate susține un public de mii de persoane, iar gazdele pot avea conversații private cu participanții. 

Crowdcast– Este un alt tool prin care se pot ține live talkshows, webinarii, discuții și multe altele.

Demio – Este o opțiune simplă și utilă pentru evenimentele de timp webinar. Include și chat pentru a interacționa cu participanții.

Altele: Icebreaker, 6connex, Twitch, Hey Summit, Youtube Livestream

Cum să comunicați în vreme de Covid-19

Pandemia a venit cu reacții câte în lună și în stele. Unii profită de panică pentru a împrăștia propagandă. Alții au văzut o oportunitate de a-și tripla vânzările. Unii își dau cu părerea. Alții își dau demisiile. Unii aleg să stea acasă. Alții nici nu vor s-audă. Unii se ceartă. Alții își plâng de milă. Unii caută vinovați. Alții îi arată cu degetul. În acestă enciclopedie de reacții, poate fi dificil să îți dai seama cum e corect să comunici ca brand. Fie că ești freelancer sau client, vorbim tot despre un brand aici. 

Cum ar trebui să comunicați dacă sunteți freelanceri:

1. Pandemia de coronavirus nu este oportunitate de comunicare contextuală. Nu publicați articole sau postări pe subiect doar pentru că vă doriți vizualuzări și engagement. 

2. Dacă brandul vostru sau al clientului vostru nu are nicio legătură cu domeniul medical, cu sănătatea, cu igiena, evitați să îl asociați în vreun fel cu Covid-19.

3. Dacă aveți informații legate de răspândirea virusului care au impact asupra colaboratorilor voștri sau cunoștințelor voastre, faceți-le publice.  

4. Dacă virusul are impact direct asupra businessului vostru și asupra businessului clienților voștri, folosiți Social Media și mijloacele de comunicare digitală pentru a discuta direct cu aceștia.

5. Evitați postări, păreri și mesaje alarmiste sau panicate. 

6. Încercați să vă modelați discursul pe optimism și eficiență.

7. Nu dați share la știri și mesaje neverificate. Citiți și verificați orice informație din mai multe surse. Circulă multe prostii în vremurile astea dificle și riscul de dezinformare este uriaș. Chiar dacă informația vine de la un om de încredere.  

8. Faceți glume, dar nu despre Covid-19 sau victimele sale. 

Cum ar trebui să comunicați dacă sunteți clienți:

1. Evitați contextualele pe subiectul coronavirus. Mai ales dacă brandul vostru nu este din domeniul medical sau nu adresează subiectele sănătate și igienă de obicei în comunicare. 

2. Dacă aveți informații legate de răspândirea virusului care au impact asupra companiei, angajaților sau colaboratorilor tăi, faceți-le publice. Transparența este crucială în aceste vremuri. 

3. Dacă virusul are impact direct asupra businessului tău și asupra clienților tăi profită de Social Media pentru a discuta direct cu aceștia.

4. Nu emiteți păreri personale pe subiectul Covid-19 în numele brandului. 

5. Adoptați o comunicare pozitivă. Încercați să abordați lucrurile cu umor. Dar evitați cu orice preț glumele pe seama Covid-19 sau a victimelor.

Verificați canalele de Social Media, campaniile active sau programate

Deși era de așteptat că va ajunge și la noi, noul coronavirus a produs reacții mai rapid decât ne-am fi așteptat. Peste noapte evenimentele mari au fost anulate. O zi mai târziu au urmat cele mici. Restaurante, cafenele și baruri au ales să-și suspende activitatea. 

Lucrurile s-au întâmplat atât de repede, încât unii dintre noi au uitat de postările și ad-urile programate. Dacă aveți campanii sau ad-uri active, verificați-le și dezactivați-le acolo unde este cazul. De asemenea, verificați planurile de conținut, postări și articole, și amânați tot ce ar putea să nu fie potrivit. 

Nu mai promovați evenimente offline pentru că vă irosiți bugetele. Renunțați la tot conținutul cu îndemnuri de ieșit afară sau plecat în vacanțe. În contextul actual nu doar că veți cheltui bugetele degeaba, dar o comunicare neinspirată poate aduce daune mari imaginii brandului. 

Cum să vă păstrați disciplina când stați mult timp acasă

Pe subiectul disciplinei și al luptei împotriva procrastinării am mai scris, dar reluăm câteva idei potrivite contextului actual. Disciplina este, de fapt, o sumă de trucuri, acțiuni și tehnici prin care reușești să devii mai productiv, mai eficient, și mai liniștit.

Rutina personală

Imaginați-vă dimineața ideală, cea care cuprinde tot ce v-ați dori să faceți în acea dimineață (realist), împarte-o în acțiuni și repet-o zilnic. 

Pentru noi, rutina de dimineață arată cam așa:

  • trezit 
  • cafea + citit ultimele noutăți din domeniile de interes (atât profesional, cât și personal) – între 15 și 45 de minute
  • yoga sau alt sport în casă – minim 10 minute
  • duș, cu rutina de frumusețe atașată – 15-30 de minute
  • mic dejun – 10-20 de minute
  • scroll programat – între 5 și 25 de minute, Facebook, Instagram, LinkedIn și TikTok incluse
  • îmbrăcat pentru începerea muncii

Rutina profesională

Lucratul de acasă este ceva nenatural pentru mulți oameni. Și au provocări destul de mari să rămână productivi. Cu toate astea, productivitatea de acasă nu este o cauză pierdută. Ea depinde doar de stabilirea unor pași de urmat în fiecare zi. 

Pașii îi stabiliți voi. Nu trebuie să fie identici pentru fiecare zi, dar ar fi bine să aveți un soi de master plan pentru desfășurarea muncii zilnice. Al nostru arată așa:

  • lista de to dos pe ziua respectivă – 10 minute – uneori este făcută în seara precedentă
  • articol și/sau postări pentru Viața de Freelancer – între 10 de minute și 3 ore
  • pauză – 15 minute
  • task-uri mici organizatorice, cum ar fi contracte, facturi, organizarea muncii pe diverse proiecte etc. – între 10 minute și 1 oră
  • pauză – 15 minute
  • calup task mare pe proiecte – între 40 de minute și 2 ore
  • pauză de prânz – între 10 minute și o oră și jumătate
  • task-uri pe sales, cum ar fi ar fi răspunsuri la mailuri, abordarea de clienți noi, estimate de cost etc. – între 10 minute și 2 ore
  • pauză – 15 minute
  • calup task-uri mici pe proiecte – între 15 minute și 2 ore

Nu fiți disponibili încontinuu pe Slack, Facebook sau Whatsapp

Închideți aplicațiile măcar o oră sau două, ca să vă puteți concentra 100% pe munca pe care o aveți de făcut. altfel, calitatea muncii voastre poate avea de suferit. 

Luați pauze de la Social Media și televizor

Dacă se poate, programați timp în care să vă uitați la televizor sau să dați scroll pe Social Media. Tentația atunci când stați acasă poate fi să lăsați știrile să meargă pe fundal. Sau să intrați din 5 în 5 minute pe Facebook. Lăsați-vă creierul să ia pauză de la subiectul Covid-19. Altfel nu veți fi productivi și veți ajunge să acumulați anxietate.   

Este important să nu cădem în plasa fructului oprit

Status quo-ul unui freelancer este lucrul de acasă. Pentru majoritatea dintre noi, biroul propriu sau cel din co-working sunt doar un pretext să mai ieșim din casă și să mai interacționăm față în față cu oamenii. Dar în următoarea perioadă ar fi indicat să lucrăm exclusiv de acasă. 

Și pentru că asta este ceva aproape impus, chiar dacă este autoimpus, este posibil să vă încerce un chef nemaivăzut de a ieși din casă. Mai des și mai puternic decât v-a încercat vreodată. Străduiți-vă să-i rezistați. Mergeți zilnic la o plimbare prin apropierea casei să luați aer și să vă mai mișcați picioarele. Până nu se declară oficial carantina, este musai să existe un echilibru între statul la biroul din sufragerie, statul pe canapea la Netflix și ieșitul la o plimbare pe lângă casă. 

Dacă nu vreți să ieșiți din casă, faceți ture între camere

Lipsa prelungită de activitate fizică poate duce la anxietate, depresie, probleme de metabolism și probleme cu somnul. Probabil v-ați dat seama că niciuna dintre ele nu vă ajută să vă faceți treaba mai bine sau mai eficient. Ba din contră. Pentru a evita astfetl de probleme, este indicat să vă ridicați de la birou și să vă plimbați din cameră în cameră de câtvea ori.  

Cum să păstrați calitatea în colaborările voastre

În vremuri dificile, atât freelancerii, cât și clienții trebui să mențină intactă calitatea muncii, dar și calitatea umană. Panica, grijile, schimbările bruște și proiectele anulate pot duce la reacții mai puțin fericite. Este datoria noastră să evităm sa le avem. Dar este tot datoria noastră să încercăm să le înțelegem atunci când le observăm la alții. 

Nu vă izolați complet de prieteni sau clienți

Faptul că nu mai e indicat să ieșiți atât de des din casă nu înseamnă că trebuie să dispăreți cu totul de pe fața planetei. Avem atâta tehnologie de care putem să profităm. Întâlnirile cu clienții pot avea loc exclusiv online sau se pot transforma într-o serie de mailuri cu updates. 

Faceți video calls cât de mult se poate. 

Mai ales atunci când aveți mult de 2 oameni în conversație. O call video se desfășoară mai fluid decât unul put audio pentru că puteți vedea cine vorbește, când se oprește din vorbit și vă puteți face semne ca să nu vorbiți unii peste ceilalți. În plus, în perioadele de izolare e bine să mai vezi și chipurile oamenilor. 

Petreceți 2 minute la telefon cu clientul sau colaboratorul. 

Vă scutește de multă banda mentală consumată și multe mailuri încoace și încolo. În vremurile stresante, exprimarea în scris nu reușește să transmită exact ce vrea să spună autorul. Așa că, încercați să vorbiți și la telefon pentru a scăpa de niște frustrare și timp irosit.

Dacă aveți întâlniri cu clienții, țineți o agendă într-un Google Doc comun

Astfel, toată lumea va avea aceleași informații și știi sigur că nu se va pierde nimic din conversație. În plus, mailul cu minuta este deja rezolvat și poți trece la organizarea task-urilor. 

Freelanceri, aveți răbdare cu clienții

Mulți clienți vor lucra de acasă în următoarea perioadă. Voi, ca freelanceri, sunteți obișnuiți. Dar pentru ei este o schimbare mare. Mai țineți minte durerile adaptării? Pentru clienții această adaptare, care este un stres, vine și pe fondul streasului pandemiei. Așadar, dacă ai voștri clienți vă răspund cu întârziere la mailuri, vă sună de prea multe ori pe zi, vă scriu pe Whatsapp non-stop și vă întârzie plățile, încercați să nu-i judecați prea aspru. Munca tocmai le-a invadat casa. Cei care sunt corporatiști dedicați sau preferă delimitările foarte clare între profesional și personal se vor adapta destul de greu și se vor lupta cu lipsa constantă de chef. Încercați să fiți toleranți.


Clienți, aveți răbdare cu freelancerii

Și ei trec prin aceleași spaime în această perioadă. Proiectele este posibil să întârzie, unele s-ar putea să necesite mai mult feedback decât de obicei, mailurile s-ar putea să ajungă cu câteva zile mai târziu și unele telefoane ar putea să fie returnate mai târziu decât erați obișnuiți. Încercați să fiți înțelegători și să nu adăugați la stresul momentului. 

Fiți corecți cu bugetele

Vor începe negocierile. Multe afaceri suferă în această perioadă. Iar bugetele lor de comunicare este posibil să scadă. În mod natural, clienții vor încerca să vă scadă fee-urile. Încercați să aveți o conversație civilizată pe subiect și să scădeți și din servicii atunci când scădeți din preț. Subiectul fee-urilor este unul delicat și urmările schimbărilor de acum este posibil să nu fie reversibile. După 2008-2009, termenele de plată au rămas pe mod de criză, multe pitch-uri sunt în continuare neplătite, iar procesele de lucru rămân tot la stadiul de “nice to have”. Fiți corecți cu situația în care se află business-urile clienților voștri, dar fiți corecți și cu business-ul vostru.

Lucrați în continuare cu respect pentru munca voastră și brandul clientului

Indiferent ce urmează, munca pe care o faceți în această perioadă este la fel de importantă ca cea de anul trecut și cea de la anul. Faptul că lumea trece printr-o pandemie nu înseamnă că e ok să facem lucrurile doar de dragul de a le face. Ba mai mult, proiectele din următoarea perioadă ar putea să fie printre cele mai importante proiecte din carieră. Publicul este cu nervii întinși, bugetele vor fi întinse și orice pas greșit va fi sancționat. Așadar, cu grijă și respect la publicitate înainte!

Haideți să facem și niște materiale optimiste sau amuzante

Pentru că mulți dintre noi suntem oameni de comunicare și publicitari, avem o responsabilitate unică: să ajutăm oamenii să mai și râdă. Cioaca e sfântă în vremurile grele. Și cei care sunt blocați în case nu vor face altceva decât să se uite la TV, la Netflix și să dea scroll în Social Media. Este datoria noastră să le facem mai plăcut acest scroll.


Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm aici, Spotify aici, Apple Podcast aici și Soundcloud aici


The happiness factor

Starea de bine contează enorm atunci când lucrați de acasă. De ea depinde cheful și, implicit productivitatea. Disciplina este de ajutor doar în măsura în care psihic și mental sunteți ok. Ca să duceți mai ușor efortul de adaptare puteți să: 

  • Faceți grupuri de chat cu colegii de breaslă sau de birou ca să păstrați interacțiunea umană și glumele vii.
  • Sunați-vă prietenii și familia des.
  • Nu faceți curățenie sau redecorări prin casă în timpul programului de lucru.
  • Dar nici nu neglijați curațenia în casă.
  • Încercați să vă limitați la o singură cafea pe zi. 
  • Aveți grijă ce, când și cum mâncați.
  • Nu neglijați dușurile. Chiar dacă nu ieșiți din casă, igiena personală este la fel de importantă.
  • Faceți mișcare.
  • Dacă faceți terapie, încercați să o mutați pe Skype.
  • Dacă locuiți cu cineva, încercați să includeți jocuri în rutina voastră zilnică.
  • Ascultați muzica preferată pe repeat.

Cei care nu lucrează în HoReCa, Retail, turism și în organizarea de evenimente nu vor simți schimbări foarte mari. Sperăm. În realitate, nu putem să știm niciodată ce urmează. Puneți bani la ciorap, puneți 2 pungi de orez în plus în coșul de cumpărături, dar lăsați și pentru cei ce vin mai târziu, și puneți zâmbete pe fețele cât mai multor oameni. 


Nu uita sa te abonezi la newsletterul Viata de freelancer