De obicei, în perioadele foarte aglomerate, tindem să ne supraevaluăm timpul și energia. Ne imaginăm că în aceleași 24 de ore pe care le-am avut ieri, azi putem face mai mult. Azi mai putem îndesa undeva un task sau chiar un proiecțel. Chiar dacă este mai mult decât clar că nici cu mama lui time management nu mai încape nimic în plus.

Și uite așa ne trezim că ajungem să lucrăm și 14 ore pe zi. Fără pauză, fără timp de viață personală și hobby-uri și fără să ne pese că nu ne-am ridicat de pe scaun ore întregi. Toată povestea asta cu freelancing-ul este frumoasă dacă înveți regulile jocului. Dacă îți creezi obiceiuri care să te ajute să fii productiv, să lucrezi eficient și mai smart. Nu mai mult, că nu asta e soluția.

Toate studiile spun că printre primele skill-uri foarte importante în viața unui freelancer de succes sunt organizarea, eficiența și disciplina. Iar ele pornesc de la abilitatea de a-ți gestiona corect și eficient timpul. 

Nu uita să te abonezi la newsletterul Viața de freelancer și să intri în grupul nostru de Facebook.

Multitasking-ul este un mit

Societatea fast forward în care trăim ne-a impregnat undeva adânc în subconștient că multitasking-ul e cheia oamenilor de succes. Nimic mai neadevărat! Creierului îi ia minute bune să facă trecerea între diverse activități. Astfel, cu cât insistăm mai mult să facem mai multe lucruri în același timp, cu atât mai frustrați, anxioși și epuizați ne vom simți la finalul zilei.

Chiar dacă mintea noastră rațională nu sesizează aceste tranziții între diverse activități cu care ne bombardăm singuri, în final cea care are de suferit e calitatea muncii noastre și starea noastră generală de bine. Dacă în timp ce scrii un articol mai vorbești și la telefon și eventual dai scroll pe Facebook printre, stop it. Îți risipești energia degeaba.

Grupează task-urile

Încearcă să privești imaginea de ansamblu. Analizează care îți sunt tipurile de task-uri, activități zilnice și săptămânale. Apoi grupează-le în funcție de tipul lor. În primul rând o să ai din start 2 categorii mari și late: clienți și business-ul propriu. Pentru proiectele clienților te vei organiza mai ușor dacă ai deja un istoric în spate și știi dinamica proceselor. În funcție de asta grupează task-uri similare care să implice un anumit tip de input din partea ta.

Nu uita să aloci timp și dezvoltării propriului business. Acum tu ești și omul de la HR și directorul de dezvoltare. Identifică acel lucru mic pe care îl poți face zilnic ca mâine să fii cu un pas mai în față decât azi și fă cu rigurozitate acel ceva. Chestiile administrative sunt o altă categorie. Dacă tot nu ne place să ne ocupăm de contracte, măcar să facem un efort punctual. 

O zi dedicată doar întâlnirilor este cheia unui time management eficient

În plus, fă-ți meeting days și programează-ți întâlnirile doar în acele zile (nu vorbim aici de tot felul de urgențe). De exemplu poți avea meetings days marți și joi, sau în orice zile ți-e ție bine. Așa poți planifica din timp și locațiile pentru întâlniri că să nu pierzi prea mult timp cu drumurile și statul în trafic. Asigură-te constant că acele întâlniri chiar sunt necesare și utile. Am scris acum ceva timp despre întâlnirile care puteau fi un mail sau un call de 10 minute.

Alocă timp task-urilor în calendar

Toți avem zeci de liste de to do-uri, to do-uri la to do-uri și tot așa. Însă, frustrarea cea mare vine când vezi că aceste liste nu se mai termină. Ba chiar din contra, mereu apar pe ele lucruri noi de făcut. Iar creierul intră în freeze mode când vede că după ce a muncit toată ziua și în loc să îi rămână mai puține de făcut a doua zi, activitățile doar s-au înmulțit. Așadar, din lista mare de to do, în fiecare seară, selectează doar activitățile care trebuie făcute în ziua următoare și alocă-le realist și asumat ferestre de timp în calendar. Oprește-te când s-au terminat intervalele orare din totalul pe care vrei să-l lucrezi în acea zi.

Pentru început ia o marjă de timp de minimum +15% peste timpul de care crezi tu că ai nevoie să faci ceva. Până perfecționezi metoda aceasta, crede-ne pe cuvânt. Mai bine să ai estimări pesimiste și să termini ce ai de făcut mai repede, decât unele prea optimiste și să descoperi că tot nu-ți ajunge timpul pentru nimic. Nu uita să-ți aloci timp pentru pauze și mese. Pentru a-ți putea planifica mai bine ziua, întâi ar trebui să știi cam cât durează fiecare activitate din agenda ta.

Time trackere pentru time management bun:

• Toggl – este un tool gratis
• Harvest – time tracking individual, pe echipe și urmărire profitabilitate proiecte
• Everhour – vizualizare și gestionare disponibilitate individuală și pe echipe
• Timely – afișează timingul și disponibilitatea în mod calendar
• HourStack – un calendar vizual în care poți programa diverse taskuri în intervale alocate de timp
• Timing – time-tracking automat pentru macOS
• Timeneye – time tracking cu câteva opțiuni de project management

Ascultă Viața de Freelancer PODCAST pe:

Anchor.fm, Spotify, Apple Podcast și Soundcloud

Pomodoro

Pomodoro este o minune pentru time management. Metoda pornește de la împărțirea timpului în mai multe intervale în care te focalizezi pe un singur task. După fiecare interval îți iei o pauză, pe ceas. Mai exact:

• Planifică și decide task-urile la care vrei să lucrezi;
• Setează un timer la 25 (30, 45, 50) de minute;
• Fă ce ai de făcut, neîntrerupt, în acel interval de timp;
• Ia o pauză de 5 sau 10 minute;
• Reia intervalele.

Pomodoro funcționează foarte bine cu timer-ul de la telefon, dar dacă vreți un app dedicat, The pomodoro tracker si Tomato Timer fac o treabă minunată.

Tool-uri de time management

Nouă ne plac tot felul de tool-uri care să ne facă viața mai ușoară și am tot testat aplicații care să ne ajute cu organizarea zilnică. De aproape un an folosim Productive, un tool de project management foarte util, cu time tracker inclus. În el ne urmărim toate proiectele, task-urile, timing-ul, progresul, sales funnel-urile și profitabilitatea fiecărui client.

În afară de Productive, pentru noi calendarul de la Google este sfânt. Nu doar pentru a ști când avem întâlniri, call-uri, programări la dentist sau la service, dar mai ales pentru organizarea calupurilor de lucru. Nu uita să-ți treci și pauzele în calendar. Sunt la fel de importante ca celelalte activități. 

Rescue Time – o aplicație cu ajutorul căreia îți poți seta limite de timp pentru anumite site-uri. În plus poți monitoriza cât timp ai petrecut pe diverse platforme. Foarte util când vrei să scapi de statul pe Facebook sau Youtube procrastinând în loc să lucrezi la proiectul care are deadline mâine.

Take a break reminder este o extensie pentru Chrome care funcționează ca un reminder la intervale pe care le stabilești tu din setări. Îl poți folosi pentru a-ți reaminti să iei o pauză de stretching, să bei apă sau să-ți odihnești 2 minute ochii.

Poți să faci time management și analog, cu pix și foaie

Cu toate aceste opțiuni, credem că nici un tool digital nu poate înlocui notițele de mână. Iar pentru că în piață nu am găsit o agendă care să se potrivească nevoilor noastre, am început să lucrăm noi la una personalizată. Momentan e gata doar planner-ul zilnic pe care îl puteți descărca de aici. Urmează să lansăm și alte template-uri de pagini din agendă pentru testare. La final planul e să avem o agendă specifică nevoilor freelancerilor și antreprenorilor la început de drum.

Acestea sunt câteva dintre metodele și tool-urile care ne-au ajutat pe noi până acum. Nu ne iese mereu să ne ținem de ele. Nu toate zilele sunt conform planului. Pentru că suntem oameni, pentru că life happens mai ales când tu ai chiar și cea mai frumos planificată zi. În plus e nevoie de timp ca aceste obiceiuri să devină automatisme care să ne ajute să fim mai productivi și mai organizați.